Roppongi Summer Camp Handbook
日本語はこちら
Welcome to EtonHouse Summer Program!
We are so excited to have you join us.
Venue
EtonHouse International School Roppongi
(Address) 9-2-16, Akasaka, Minato-ku, Tokyo
(Email) [email protected]
(Phone) 03-6804-3322
Drop-off / Pickup
Please note that seating for the Package Plan is limited. Kindly select your preferred plan upon signup, as changes cannot be made after completing your registration.
Reporting absence and delay
Please fill out this form instead of a phone call or email.
Parents are required to monitor their children’s health at all times, if your child is unwell, please keep them at home and consult a doctor. Keep your child at home 24 hours free of fever before returning to the program. Please click here to view the health guidelines for school attendance.
Pickup by someone other than Parents
Please fill out this form before the pickup time.
Kindly note that a child cannot be released to anyone whose name is not on the form.
Car Parking
– Parking in front of the school is strictly prohibited.
– Please park your car at the Midtown parking lot.
– No drop-off or pickup service provided.
Bicycle Parking
You are welcome to ride your bicycle to campus for drop-off; however, you must take it with you afterward, as bicycle parking is not permitted on campus between drop-off and pickup.
Items Not Allowed
– Valuable items, including but not limited to electronic devices, tablets, smartphones, smartwatches, and cash, are not permitted during the program. In addition, parents are not allowed to call or text their children during program hours. Children are also not permitted to take photos during program hours. * AirTags are OK.
-All nuts, including chestnuts and coconuts, as well as any foods containing nuts, are not permitted. Please see here for details.
Important Information about Snack
-Please bring fruits, such as bananas. For those who do not prefer fruits, you may also bring Japanese rice crackers, such as senbei.
-Please refrain from bringing candies, sweets, or junk food as snacks.
– No nuts or any products that contain nuts are not allowed in school.
– Please do not bring any food that needs refrigeration, as we do not have a refrigerator.
Lunch
Please prepare lunch every day or order directly from the catering company below.
Ordering Lunch
Please contact below directly:
(Phone): 03-3442-2210 (English or Japanese)
(Email) [email protected]
(Order Deadline) Wednesday of the previous week in which you are joining
Important Information about Lunch Order
We kindly ask that you place your order no earlier than two weeks prior to the start of your summer program.
When ordering lunch from Kiwi Kitchen, please select the program you’re joining that week when you select a class.
-
Roppongi Summer English
-
Roppongi Summer Mandarin
–If you are joining both Roppongi Campus and Toranomon Campus, please inform [email protected] in advance to prevent misdelivery.
The lunch doesn’t come with cutleries. Please bring them from home every day.
Illness During the Program
If a participant develops a fever of 37.5°C or higher, or is feeling unwell during the program, we will contact the guardian at the phone number provided at the time of registration to request that the child be picked up. Should you receive such a call, we kindly ask that you come to the venue as soon as possible.
Additionally, we kindly ask for your understanding and cooperation in remaining reachable by phone during program hours in case of emergency.
Please click here to see the health guidelines for school attendance.
Precautionary Measures for Infectious Diseases
- Please check your children’s body temperature before coming to the summer school, anyone with a temperature of more than 37.5 degrees will not be allowed to join our summer school
- Parents are required to monitor their children’s health at all times, if your child is unwell, please keep them at home and consult a doctor. Keep your child at home 24 hours free of fever before returning to the program.
- It’s optional for children to wear a mask, however if they cannot manage it well our teachers shall remove and dispose of it right away. The temperature could go up very quickly at noon or in the afternoon and as a result, children may suffer from heat stroke if they are wearing masks. In that case, the teachers may advise children to remove their masks.
- We recommend regular handwashing and gargling while your child is enrolled in the program.
Administration of Medicine
Prescription medications may be brought only if the Medication Authorization Form is completed in advance. This applies solely to medications that have been prescribed by a doctor for ongoing use. Please note that our staff are not able to manage prescription medications or administer over-the-counter drugs.
EtonHouse cannot be held responsible for any symptoms or outcomes resulting from the use of such medications. To minimize any potential risks, we strongly recommend that all necessary medications be taken prior to attending the program.
Medical Emergencies
In the event of a medical emergency, the accompanying staff will call an ambulance and arrange for appropriate treatment based on their judgment. For minor injuries, staff will provide care and, if necessary, accompany the child to a nearby hospital.
Parents will be contacted immediately in the event of an accident. Any costs incurred, including transportation fees, will be the responsibility of the participant and will be billed at a later date.
Therefore, for families residing outside Japan, please ensure you have overseas travel insurance in place prior to departure that covers personal liability and outpatient medical expenses. We appreciate your understanding that EtonHouse is unable to provide assistance in this matter. However, here is an insurance option you may wish to consider.
For families residing in Japan, please bring your health insurance card (or My Number Card) when coming to pick up your child.
Insurance
The insurance coverage is as follows: (Click here for the coverage details)
Type: Accident Insurance
Coverage: Treatment for injuries, heatstroke, and food poisoning
- Hospitalization expenses: ¥1,500 per day
- Outpatient treatment expenses: ¥1,000 per day
- In the event of death or permanent disability: ¥1,000,000 per student
Privacy Protection
The EtonHouse Group has a policy that no video or photographic content taken of our students by parents and participants during class hours is to be shared on any social network sites, (e.g. Facebook, Twitter), blogs or websites in the public domain, in order to protect the privacy of the children, parents, and teachers of our school.
Newsletter/Photos
On Friday, we send out a newsletter via email to the address you provided at the time of sign-up, featuring a few photos that highlight the week. Please note that these photos may not include all participants, but we do our best to capture a variety of moments. We will not be sharing a separate link to access the photos, and we are unable to provide additional photos beyond those included in the newsletter. We sincerely appreciate your kind understanding.
Important Information
We do not accept the following under any circumstances:
a) cancel
b) change of enrollment weeks
c) change English program⇄Mandarin program
d) change 8:30am – 2:00pm program⇄8:30am – 5:30pm program
e) change to anther program
Parents Code of Conduct & Expectations
Our Statement of Values acknowledges that parents and school staff are strongly motivated to do their best for every child. Everyone has the right to differing opinions and views and to raise concerns, as long as we do this respectfully as a community working together.
PARENTS ARE EXPECTED TO:
• Communicate constructively with the school when raising concerns.
• Support school staff to maintain a safe learning environment for all students.
• Treat all school leaders, staff, students, and other members of the school community with respect. Treating all school leaders, staff, students, and all members of the school community with respect are expected and are undertaken specifically in the following ways:
– Use respectful language towards staff and other members of the school community.
– Remain calm and polite when communicating with staff and other members of the school community.
– Be aware that an issue may have more than one side, so you need to be prepared to listen to and to seek verification of facts before any further action.
– Not approaching another child or parents whilst in the care of the school to discuss or chastise them.
– Be mindful of what you say in order to respect the reputation of the teachers.
– Respect teachers’ preparation time before or after school, try to make a mutually convenient time to speak with a teacher.
– All parents and visitors to the school wishing to speak to a staff member are required to make a meeting appointment.
– Avoid discussing any grievances in front of their child/ren regarding the school.
– It is important to note that criticism regarding a staff member will only be heard if it is related to their professional conduct.
– Recognizing that it is not appropriate to make comments about students, staff or the school on social media platforms that may cause harm or denigrate the individual, group or the school’s reputation
UNREASONABLE BEHAVIOURS
Behaviours that are considered inappropriate on and adjacent to school grounds or in relation to school business and that do not uphold the principles of this Statement of Values include when a person:
• Is rude, aggressive or harasses others.
• Sends rude, confronting or threatening letters, emails or text messages.
• Is manipulative or threatening.
• Speaks in an aggressive tone, either in person or over the telephone.
• Makes sexist, racist or derogatory comments.
• Inappropriately uses social media as a forum to raise concerns/make complaints against the school.
• Is physically intimidating, e.g. standing very close.
ADDRESSING UNREASONABLE BEHAVIOUR
Unreasonable behaviour and/or failure to uphold the principles of this Statement of Values may lead to further investigation and the implementation of appropriate consequences. This may include:
• Utilizing mediation and counselling services.
• Alternative communication strategies being applied.
• Formal notice preventing entry onto school premises or attendance at school activities. Written notice will follow any verbal notice given.
• An intervention order being sought.
• Informing the police which may result in a charge of trespass or assault.
(Japanese below)
開催場所
EtonHouse International School 六本木校
(住所) 港区赤坂9-2-16
(Email) [email protected]
(Phone) 03-6804-3322
登園時間
午前8時30分～午前9時
午前8時30分にドアが開きます。
午前8時30分より前にご到着の場合は、お外でお待ちいただくことになります。熱中症対策のため、午前8時30分前のご到着はお控えください。
降園時間
通常のプログラムのお迎え時間：午後2時
Package Planのお迎え時間： 午後5時30分
パッケージプランには席数に限りがあります。お申し込み時にお好みのプランをお選びください。お申し込み後は変更ができませんのでご注意ください。
欠席や遅刻の連絡
欠席・遅刻連絡フォームでご連絡ください。
電話やEメールでの連絡は不可。
保護者はお子様の体調管理をお願いします。お子様の体調がすぐれない場合はご参加を控え、病院での受診をお願いします。発熱した場合、解熱後24時間が経過した時点でご参加頂けます。ご登園のガイドラインはこちらをご覧ください。
代理人の方の送迎
ご両親以外の送り迎えには、必ず事前に送迎代理人の登録フォームをご提出ください。
本フォームにご記載のない方には、お子様をお引き渡しできませんので予めご理解ご了承ください。
お車でお越しの方へ
自転車でお越しの方へ
自転車での送迎は可能ですが、ドロップオフ後からお迎えまでの駐輪は禁止とします。
ご理解ご協力お願い致します。
以下持ち込み禁止
-プログラム中は、電子機器、タブレット、スマートフォン、スマートウォッチ、現金などの貴重品の持ち込みを禁止します。 また、プログラムの時間中は、保護者からお子さまへのお電話やメッセージの送信及びお子さまによる写真撮影等不可となります。 ※AirTagの持参は可能。
-全てのナッツ類（栗やココナッツを含む）、およびナッツ類を使用した食品の持ち込みは厳禁。詳細はこちらをご覧ください。
スナック
午後2:00まで参加の方
朝のスナックを毎日持参
午後5:30まで参加の方
スナック注意事項
ランチ
ランチは毎日お弁当ご持参 or 以下に直接ご注文頂く形となります。
ランチのご注文
以下に直接お問い合わせください：
(Phone): 03-3442-2210 (9:00am – 6:00pm)
(Email) [email protected]
(注文期限) 参加される前週の水曜日
ランチ注文の注意事項
– 参加される日の2週間前から注文可能。
– ご注文時にクラスを選択する際、 その週に参加されているプログラムをご選択ください。
-
Roppongi Summer English
-
Roppongi Summer Mandarin
–誤配を防ぐため、六本木と虎ノ門の２つのキャンパスでのサマープログラムに参加される場合は事前にその旨を[email protected]までご連絡ください。
-お箸、スプーン、フォークを必ず毎日ご持参ください。（お弁当にはついてきません）
プログラム中の体調不良について
プログラム参加中、37.5℃以上の発熱または体調が優れない場合には申し込み時にご連絡いただいている保護者の連絡先にお迎えのお願いを依頼致します。連絡がありましたら至急会場までお迎えにお越し下さい。またプログラム参加中は、緊急時に備えてお電話がつながるようご配慮をお願いいたします。
登園に関するガイドラインについては、こちらをご覧ください。
感染症予防対策
- サマースクールに来る前に毎日必ずお子様の体温を測ってください。37.5度以上の熱がある場合はサマースクールに参加することができません。
- 保護者はお子様の体調管理をお願いします。お子様の体調がすぐれない場合はご参加を控え、病院での受診をお願いします。発熱した場合、解熱後24時間が経過した時点でご参加頂けます。
- お子様のマスク着用は任意です。ただし、お子様がマスクの管理ができないと判断された場合、スタッフがお子様のマスクを外し、直ちに処分します。特に気温が急激に上昇する午後は、マスク着用による熱中症に留意して判断させて
いただきます。 - プログラム中は定期的に手洗い、うがいを推奨します。
処方薬の管理
事前に『Medication Authorization Form』へ入力をいただいた上で処方薬の持ち込みを許可します。対象となるのは、医師から処方された薬の継続服用のみで、スタッフは処方薬の管理及び市販薬の投与は出来かねます。服用した事に起因する症状や結果についてはEtonHouseは責任を負いませんのでご理解ご了承お願い致します。万一のリスクを避けるためにも、プログラム参加前に全ての服用を済ませて来場することを推奨します。
救急医療
お子様の緊急時は、引率者の判断の下、救急車を呼んで処置をしてもらいます。軽い怪我の場合はスタッフが対処し、必要に応じて近隣の病院にお連れします。事故があった場合はすぐに保護者に連絡をいたします。この際に係る費用は交通費を含め参加者のご負担となり、後日請求させていただきます。つきまして、日本国外にお住まいの方は 個人賠償責任および通院費用を補償対象とする海外旅行保険に必ず事前にご加入願います。日本にお住まいの方は保険証(マイナンバーカード)持参の上、お迎えをお願いします。
保険
加入の保険は以下の通りです(補償内容はこちらを参照)
種類：傷害保険
範囲：怪我の治療、熱中症、食中毒
- 入院費用:1500円/日
- 通院費用:1000円/日
- 死亡時または恒久的な傷害の場合:生徒1人に対して1,
000,000円
プライバシー保護
EtonHouse Groupの規程により、ご参加のお子様、保護者、および教職員のプライバシーを保護する為、プログラム中に保護者や参加者が撮影したビデオや画像をソーシャルネットワークサービス（Facebook、Twitter等）、ブログ、インターネット上のサイトに掲載することを禁止します。
ニュースレター/写真
金曜日に、その週の様子をまとめたニュースレターを、サインアップ時にご登録いただいたメールアドレス宛にお送りします。
ニュースレターには、週の活動を振り返る数枚の写真が掲載されますが、すべての参加者が写っているとは限りませんので、予めご了承ください。できる限り多様な場面を撮影するよう努めております。
なお、写真を閲覧するための別リンクの共有は行っておらず、ニュースレターに掲載された写真以外の追加提供もできかねます。
ご理解のほど、心よりお願い申し上げます。
注意事項
理由の如何を問わず、以下のものは受け付けておりません
a) キャンセル
b) 登録週の変更
c) 英語⇄マンダリンのプログラム変更
d)午後2:00のプログラム⇄午後5:30のプログラムの変更
e)他のプログラムへの変更など
保護者の行動規範および遵守事項
当校の行動指針（Statement of Values）は、保護者の皆様および学校スタッフが、すべてのお子様にとって最善を尽くすという強い姿勢を共有していることを前提としています。共に協力し合うコミュニティとしてお互いに敬意を払う限りにおいて、誰もが異なる意見や見解を持ち、懸念事項を申し出る権利を有します。
保護者に求められる姿勢・行動方針：
• 懸念事項を伝える際は、建設的なコミュニケーションを心がけること。
• すべての生徒にとって安全な学習環境を維持できるよう、学校スタッフに協力すること。
• 先生、スタッフ、生徒、その他学校コミュニティのすべてのメンバーに対して敬意を持って接すること。敬意を持って接することは当然求められる義務であり、具体的には以下の方法で実践されます。
– スタッフや学校コミュニティの他のメンバーに対して敬意のある言葉遣いをすること。
– スタッフや学校コミュニティの他のメンバーとやり取りをする際は、冷静かつ丁寧に対応すること。
– 問題には複数の側面が存在する可能性があることを認識し、更なる行動を起こす前に事実の確認を行い、相手の話を聞く姿勢を持つこと。
– 学校の管理下にある他の児童や保護者に直接接近し、議論や叱責を行わないこと。
– 先生の評判に配慮し、発言内容に注意を払うこと。
– 登校前や下校後における先生の授業準備時間を尊重し、面談を希望する場合は互いに都合の良い時間を設けるよう努めること。
– スタッフとの面談を希望するすべての保護者および来校者は、事前に予約を取る必要があること。
– お子様の目の前で学校に対する不満や苦情を議論することを避けること。
– スタッフに対する批判については、その専門的な職務行動に関連する内容に限り耳を傾ける点に留意すること。
– 個人、団体、または学校の評判を傷つけたり誹謗中傷したりするようなコメントを、SNS等のプラットフォームに投稿することは不適切であると認識すること。
不適切な行為（UNREASONABLE BEHAVIOURS）
校内および敷地周辺、あるいは学校業務に関連する場において不適切とみなされ、本行動指針の原則に反する行為には、以下のような内容が含まれます。
• 失礼な態度をとる、攻撃的である、または他者をハラスメント（嫌がらせ）すること。
• 失礼、挑発的、または脅迫的な文書、電子メール、テキストメッセージを送信すること。
• 他者を操ろうとする行為、または脅迫すること。
• 対面あるいは電話において、威圧的・攻撃的なトーンで話すこと。
• 性差別的、種族差別的（レイシスト）、または誹謗中傷的な発言をすること。
• 不適切にSNS等をフォーラムとして利用し、学校に対する懸念や苦情を投稿すること。
• 相手に極端に近付くなど、身体的に圧迫感や威嚇を与えること。
不適切な行為への対応
不適切な行為、および／または本行動指針の原則に従わなかった場合、さらなる調査が行われ、適切な措置が講じられることがあります。これには以下が含まれます。
• 調停やカウンセリングサービスの活用。
• 代替となるコミュニケーション手段の適用。
• 敷地内への立ち入りや学校のアクティビティへの参加を禁止する正式な通知（口頭通知に続き、書面にて通知されます）。
• 接近禁止令（介入命令）等の申請。
• 警察への通報（不法侵入罪や暴行罪などで告訴される場合があります）。
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
